Adler Modemärkte AG
Haibach
ISIN DE000A1H8MU2 WKN A1H8MU
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre zur ordentlichen Hauptversammlung am
Mittwoch, den 8. Mai 2019, um 10.00 Uhr (MESZ), im Kleinen Saal der Stadthalle am Schloss in 63739 Aschaffenburg, Schloßplatz 1,
ein.
I. Tagesordnung
1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2018, des Lageberichts
für die Adler Modemärkte AG und des Lageberichts für den Konzern einschließlich des erläuternden Berichts des Vorstands zu
den Angaben nach den §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats, des Corporate Governance- und des
Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2018
Alle vorgenannten Unterlagen sind im Internet unter
www.adlermode-unternehmen.com |
im Bereich Investor Relations unter der Rubrik 'Hauptversammlung' erhältlich. Ferner werden die Unterlagen in der Hauptversammlung
zugänglich gemacht und erläutert.
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss am 11. März 2019 gebilligt. Der
Jahresabschluss ist damit festgestellt. Einer Feststellung des Jahresabschlusses sowie einer Billigung des Konzernabschlusses
durch die Hauptversammlung gemäß § 173 AktG bedarf es daher nicht, so dass zu Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung
erfolgt.
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2. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2018 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für dieses Geschäftsjahr
Entlastung zu erteilen.
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3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2018 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für dieses Geschäftsjahr
Entlastung zu erteilen.
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4. |
Wahl des Abschluss- und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2019
Der Aufsichtsrat schlägt, gestützt auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses, vor, PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Stuttgart, zum Abschluss- und Konzernabschlussprüfer für das am 31. Dezember 2019 endende Geschäftsjahr 2019 zu wählen. Dies
umfasst auch die Wahl zum Prüfer für eine prüferische Durchsicht von Zwischenfinanzberichten, die vor der nächsten ordentlichen
Hauptversammlung der Gesellschaft aufgestellt werden, soweit die prüferische Durchsicht solcher Zwischenfinanzberichte beauftragt
wird.
Der Prüfungsausschuss hat erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine
die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der EU-Abschlussprüferverordnung auferlegt wurde
(Verordnung (EU) Nr. 537 / 2014 vom 16. April 2014).
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II. Weitere Angaben zur Einberufung
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Die Gesamtzahl der Aktien beträgt zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 18.510.000 Stück. Sämtliche ausgegebenen
Aktien gehören derselben Aktiengattung an. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme; die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt demnach
im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung 18.510.000 Stimmen. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung
der Hauptversammlung keine eigenen Aktien.
Teilnahme an der Hauptversammlung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 18 Abs. 1 der Satzung der Adler Modemärkte
AG nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig unter Beifügung des in § 123 Abs. 4 AktG bestimmten Nachweises
ihres Anteilsbesitzes in deutscher oder englischer Sprache anmelden. Die Anmeldung und der Nachweis müssen der Gesellschaft
spätestens am Mittwoch, 1. Mai 2019, 24.00 Uhr (MESZ), in Textform (§ 126b BGB) unter der nachstehenden Postanschrift, Faxnummer oder E-Mail-Adresse zugehen:
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Adler Modemärkte AG c/o Link Market Services GmbH Landshuter Allee 10 80637 München Telefax: +49 (0) 89 21027 289 E-Mail: [email protected]
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Der Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß § 123 Abs. 4 AktG ist durch das depotführende Institut in Textform (§ 126b BGB) zu
erstellen und hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung, also auf Mittwoch, 17. April 2019, 0.00 Uhr (MESZ), (Nachweisstichtag), zu beziehen. Lassen Aktionäre ihre Aktien nicht in einem von einem Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut
geführten Depot verwahren, kann der Nachweis ihres Anteilsbesitzes auch von der Gesellschaft sowie von innerhalb der Europäischen
Union ansässigen Notaren, Wertpapiersammelbanken oder Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstituten ausgestellt werden; für
diesen Nachweis gelten die vorgenannten Bestimmungen zur Textform in deutscher oder englischer Sprache, dem Nachweisstichtag
und der Zugangsfrist entsprechend. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung
des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis zum Nachweisstichtag erbracht hat. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei
Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird dieser Nachweis
nicht oder nicht in gehöriger Form erbracht, kann die Gesellschaft den Aktionär zurückweisen. Mit dem Nachweisstichtag geht
keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Insbesondere haben Aktienveräußerungen nach dem Nachweisstichtag
für Inhalt und Umfang des gesetzlichen Teilnahme- und Stimmrechts des Veräußerers keine Bedeutung. Entsprechendes gilt für
den Erwerb und Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen
und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für eine
etwaige Dividendenberechtigung, falls eine Dividende gezahlt werden sollte.
Nach fristgerechtem Eingang der Anmeldung und des Nachweises über den Anteilsbesitz werden den Aktionären bzw. den von ihnen
benannten Bevollmächtigten von der Anmeldestelle Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen
Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des
Nachweises ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen.
Stimmrechtsvertretung
Teilnahme- und stimmberechtigte Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht
durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch die depotführende Bank oder ein sonstiges Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung
oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesem Fall bedarf es der ordnungsgemäßen Anmeldung durch den
Aktionär oder den Bevollmächtigten. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere
von diesen zurückweisen.
Vollmachten können in Textform (§ 126b BGB) durch Erklärung gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft
erteilt werden. Für die Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft und die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber
dem zu Bevollmächtigenden erklärten Bevollmächtigung stehen folgende Postanschrift, Faxnummer und E-Mail-Adresse zur Verfügung:
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Adler Modemärkte AG c/o Link Market Services GmbH Landshuter Allee 10 80637 München Telefax: +49 (0) 89 210 27 289 E-Mail: [email protected]
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Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten
Person oder Institution können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu
Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.
Für den Widerruf einer Vollmacht gelten die vorangehenden Sätze entsprechend.
Ein Vollmachtsformular und weitere Informationen zur Bevollmächtigung werden den ordnungsgemäß angemeldeten Personen übersandt.
Das Vollmachtsformular wird den Aktionären auch jederzeit auf Verlangen zugesandt und ist außerdem im Internet unter
www.adlermode-unternehmen.com
im Bereich Investor Relations unter der Rubrik 'Hauptversammlung' abrufbar. Die Aktionäre werden gebeten, Vollmacht vorzugsweise
mittels des von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Vollmachtsformulars zu erteilen.
Zusätzlich bieten wir unseren Aktionären an, sich durch die Stimmrechtsvertreter der Adler Modemärkte AG, die das Stimmrecht
gemäß den Weisungen der Aktionäre ausüben, vertreten zu lassen. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern
eine Vollmacht erteilen möchten, müssen ihre Aktien gemäß vorstehenden Voraussetzungen form- und fristgerecht zur Hauptversammlung
anmelden. Um die rechtzeitige Anmeldung der Aktien sicherzustellen, sollte die Anmeldung möglichst frühzeitig bei der Depotbank
eingehen. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind ausschließlich berechtigt, aufgrund erteilter Weisungen abzustimmen.
Ihnen sind daher neben der Vollmacht zusätzlich Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu erteilen. Ohne eine ausdrückliche
und eindeutige Weisung zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung werden die Stimmrechtsvertreter der Adler Modemärkte
AG das Stimmrecht nicht ausüben. Aktionäre, die den Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft Vollmacht und Weisungen erteilen
wollen, werden gebeten, hierzu das mit der Eintrittskarte übersandte Vollmachts- und Weisungsformular zu verwenden. Alternativ
wird dieses Vollmachts- und Weisungsformular den Aktionären auch jederzeit auf Verlangen zugesandt und ist außerdem im Internet
unter
www.adlermode-unternehmen.com
im Bereich Investor Relations unter der Rubrik 'Hauptversammlung' abrufbar. Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft im Vorfeld der Hauptversammlung müssen der Gesellschaft unter der oben für die Vollmachtserteilung angegebenen
Postanschrift, Faxnummer oder E-Mail-Adresse bis spätestens zum Dienstag, 7. Mai 2019, 24.00 Uhr (MESZ), zugehen. Eine Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter am Tag der Hauptversammlung ist am An- und
Abmeldeschalter bis zum Beginn der Abstimmungen möglich.
Informationen zur Stimmrechtsvertretung stehen unseren Aktionären auch im Internet unter
www.adlermode-unternehmen.com
im Bereich Investor Relations unter der Rubrik 'Hauptversammlung' zur Verfügung.
Rechtzeitig abgegebene Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können bis Dienstag, 7. Mai 2019, 24.00 Uhr (MESZ), schriftlich, in Textform oder elektronisch unter der oben genannten Adresse geändert oder widerrufen werden. Entscheidend
ist der Eingang bei der Gesellschaft. Die persönliche Teilnahme eines Aktionärs oder eines bevollmächtigten Dritten an der
Hauptversammlung gilt automatisch als Widerruf der zuvor abgegebenen Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt
insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Bitte beachten Sie, dass Sie keine Weisungen für mögliche Abstimmungen über eventuelle, erst in der Hauptversammlung vorgebrachte
Gegenanträge oder Wahlvorschläge oder sonstige, nicht im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilte Anträge einschließlich Verfahrensanträge
abgeben können. Die Beauftragung der Stimmrechtsvertreter zur Antrag- und Fragenstellung ist ausgeschlossen.
Briefwahl
Aktionäre können ihre Stimme auch ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen durch Briefwahl abgeben; eine Ermächtigung an
den Vorstand, eine derartige Briefwahl vorzusehen, sieht § 21 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft ausdrücklich vor. Zur Ausübung
des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die ihren Anteilsbesitz (wie unter dem Punkt
'Teilnahme an der Hauptversammlung') nachgewiesen und sich rechtzeitig angemeldet haben. Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl
ist auf die Abstimmung über Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat und auf mit einer Ergänzung der Tagesordnung
gemäß § 122 Abs. 2 AktG bekannt gemachte Beschlussvorschläge von Aktionären begrenzt. Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl
erfolgt schriftlich, in Textform oder in elektronischer Form und muss der Gesellschaft spätestens bis zum Dienstag, 7. Mai 2019, 24.00 Uhr (MESZ), unter der nachstehenden Postanschrift, Faxnummer oder E-Mail-Adresse zugehen:
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Adler Modemärkte AG c/o Link Market Services GmbH Landshuter Allee 10 80637 München Telefax: +49 (0) 89 210 27 289 E-Mail: [email protected]
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Formulare zur Stimmabgabe im Wege der Briefwahl werden der Eintrittskarte beigefügt. Ein Formular zur Stimmabgabe im Wege
der Briefwahl ist außerdem im Internet unter
www.adlermode-unternehmen.com
im Bereich Investor Relations unter der Rubrik 'Hauptversammlung' abrufbar. Es kann zudem unter der oben genannten Adresse
per Post, per Telefax oder per E-Mail angefordert werden. Auf dem Formular finden Aktionäre weitere Hinweise zur Briefwahl.
Auch bevollmächtigte Kreditinstitute, ihnen gleichgestellte Institute oder Unternehmen (§§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG) oder
Personen im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG, insbesondere Aktionärsvereinigungen, können sich der Briefwahl bedienen. Rechtzeitig
abgegebene Briefwahlstimmen können bis Dienstag, 7. Mai 2019, 24.00 Uhr (MESZ), schriftlich, in Textform oder elektronisch unter der oben genannten Adresse geändert oder widerrufen werden. Entscheidend
ist der Eingang bei der Gesellschaft.
Die persönliche Teilnahme eines Aktionärs oder eines bevollmächtigten Dritten an der Hauptversammlung gilt automatisch als
Widerruf der zuvor abgegebenen Briefwahlstimmen.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt
insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Bitte beachten Sie, dass Sie keine Briefwahlstimmen für mögliche Abstimmungen über eventuelle, erst in der Hauptversammlung
vorgebrachte Gegenanträge oder Wahlvorschläge oder sonstige, nicht im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilte Anträge einschließlich
Verfahrensanträge abgeben können. Ebenso wenig können durch Briefwahl Wortmeldungen, Fragen, Anträge oder Wahlvorschläge entgegengenommen
bzw. vorgebracht oder Widersprüche gegen Hauptversammlungsbeschlüsse erklärt werden.
Rechte der Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG
Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00
(das entspricht 500.000 Stückaktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht
werden (§ 122 Abs. 2 AktG). Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen
ist schriftlich an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also bis
spätestens Sonntag, 7. April 2019, 24.00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse zugehen:
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Adler Modemärkte AG Der Vorstand c/o Link Market Services GmbH Landshuter Allee 10 80637 München
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Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens neunzig Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber
der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten. Bei der Berechnung der
Aktienbesitzzeit findet § 70 AktG Anwendung.
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht
und gemäß § 121 Abs. 4a AktG solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass
sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem im Internet unter
www.adlermode-unternehmen.com
im Bereich Investor Relations unter der Rubrik 'Hauptversammlung' zugänglich gemacht. Die geänderte Tagesordnung wird ferner
gemäß § 125 Abs. 1 Satz 3 AktG mitgeteilt.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Aktionäre können der Gesellschaft außerdem Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem
bestimmten Tagesordnungspunkt übersenden. Solche Anträge sind unter Angabe des Namens des Aktionärs nebst einer etwaigen Begründung
schriftlich, per Telefax oder per E-Mail an die nachstehende Postanschrift, Faxnummer oder E-Mail-Adresse zu richten:
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Adler Modemärkte AG c/o Link Market Services GmbH Landshuter Allee 10 80637 München Telefax: +49 (0) 89 210 27 298 E-Mail: [email protected]
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Die mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens Dienstag, 23. April 2019, 24.00 Uhr (MESZ), unter dieser Adresse eingegangenen Gegenanträge (einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung)
und eine etwaige Stellungnahme der Verwaltung werden im Internet unter
www.adlermode-unternehmen.com
im Bereich Investor Relations unter der Rubrik 'Hauptversammlung' zugänglich gemacht (§ 126 Abs. 1 AktG). Unter bestimmten
Umständen muss ein fristgemäß eingegangener Gegenantrag nicht zugänglich gemacht werden. Das gilt insbesondere dann, wenn
sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde, wenn der Gegenantrag zu einem gesetz- oder satzungswidrigen
Beschluss der Hauptversammlung führen würde oder wenn eine etwaige Begründung in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche
oder irreführende Angaben oder wenn sie Beleidigungen enthält. Eine etwaige Begründung muss auch dann nicht zugänglich gemacht
werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.
Das Recht jedes Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt auch ohne vorherige
Übersendung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt. Auch vorab zugänglich gemachte Gegenanträge müssen im Übrigen
während der Hauptversammlung nochmals mündlich gestellt werden.
Für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern gelten die vorstehenden Absätze
einschließlich der Angaben zur Adressierung sinngemäß mit der Maßgabe, dass der Vorstand den Wahlvorschlag auch dann nicht
zugänglich machen muss, wenn der Vorschlag nicht den Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des Vorgeschlagenen sowie seine Mitgliedschaft
in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen
angibt (§ 127 AktG).
Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG
In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit
die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung der Tagesordnung erforderlich ist (§ 131 Abs. 1 AktG). Die Auskunftspflicht erstreckt
sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Da der hiermit
einberufenen Hauptversammlung u.a. der Konzernabschluss und -lagebericht vorgelegt werden, erstreckt sich die Auskunftspflicht
des Vorstands auch auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Unter bestimmten Umständen
darf der Vorstand die Auskunft verweigern. Das gilt insbesondere insoweit, als die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger
kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil
zuzufügen oder soweit sich der Vorstand durch die Erteilung der Auskunft strafbar machen würde.
§ 20 Abs. 3 der Satzung ermächtigt den Versammlungsleiter, die Rede- und Fragezeit der Aktionäre angemessen zu beschränken.
Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach den §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG sind auch im Internet
unter
www.adlermode-unternehmen.com
im Bereich Investor Relations unter der Rubrik 'Hauptversammlung' abrufbar.
Informationen nach § 124a AktG
Diese Einberufung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen und die weiteren in § 124a AktG genannten Informationen
sind im Internet unter
www.adlermode-unternehmen.com
im Bereich Investor Relations unter der Rubrik 'Hauptversammlung' zugänglich.
Informationen zum Datenschutz für Aktionäre, Aktionärsvertreter und Gäste der Hauptversammlung der Adler Modemärkte AG
Die Adler Modemärkte AG, Industriestraße Ost 1-7, 63808 Haibach, Deutschland (nachfolgend 'Gesellschaft' oder 'wir' genannt) ist datenschutzrechtlich verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten anlässlich der Hauptversammlung.
Art und Ursprung der Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen
('Daten'). Sind Sie Aktionär, verarbeiten wir von Ihnen Vor- und Nachnamen, Anrede, evtl. Titel, komplette Anschrift (Land, Ort,
PLZ, Straße, Hausnummer), ggf. hiervon abweichende Versandadresse, die Nummer der Eintrittskarte, Depotbank, Aktienanzahl,
Aktiengattung, Besitzart der Aktien und ggf. E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Nehmen Sie als Aktionärsvertreter an der Hauptversammlung
teil, verarbeiten wir zusätzlich auch Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Anrede, ein evtl. Titel sowie Ihre Kontaktdaten. Wenn
Sie als Gast an der Hauptversammlung teilnehmen, verarbeiten wir zur Erstellung der Gästeeintrittskarte Ihren Vor- und Nachnamen
sowie Ihre komplette Anschrift. Anlässlich der Hauptversammlung werden wir keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten
im Sinne des Art. 9 Datenschutz-Grundverordnung ('DSGVO') verarbeiten.
Soweit diese Daten nicht von Ihnen als Aktionär oder als Aktionärsvertreter im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung mitgeteilt
werden, übermittelt die depotführende Bank diese Daten an die Gesellschaft.
Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Ihre Daten verarbeiten wir hauptsächlich zur Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung, um Ihnen die Ausübung Ihrer
Rechte anlässlich dieser zu ermöglichen. Zur Vorbereitung der Hauptversammlung verarbeiten wir Ihre Daten insbesondere im
Rahmen von Anträgen zur Ergänzung der Tagesordnung, Gegenanträgen und Wahlvorschlägen sowie Ihrer Anmeldung zur Hauptversammlung.
Weiter werden Ihre Daten zur Durchführung der Hauptversammlung verarbeitet, insbesondere um ein Teilnehmerverzeichnis der
erschienenen oder vertretenen Aktionäre zu erstellen oder wenn Sie einen Widerspruch zum notariellen Protokoll geben. Die
Verarbeitung der Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter ist für deren Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich.
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. §§ 118 ff. AktG.
Daneben verarbeiten wir Ihre Daten auch zu organisatorischen und statistischen Zwecken, wie zur Organisation der Hauptversammlung,
für die Darstellung und Analyse der Aktionärsstruktur und deren Entwicklung und für Übersichten über die größten Aktionäre.
Die Verarbeitung zu organisatorischen und statistischen Zwecken erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) DSGVO
und dient unseren berechtigten Interessen an der geordneten Durchführung der Hauptversammlung sowie an der Erfassung unserer
Aktionärsstruktur.
Sollten Sie als Gast an der Hauptversammlung teilnehmen, beruht die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) DSGVO
und dient unseren berechtigten Interessen, auch Personen außerhalb der gesetzlich normierten Teilnehmerrechte die Teilnahme
zu ermöglichen. Da sämtliche Aktien der Gesellschaft Inhaberaktien sind, führt die Gesellschaft kein Aktienregister im Sinne
von § 67 AktG, in das Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs sowie Stückzahl der Aktien einzutragen sind.
Empfänger der Daten
Eine Weitergabe Ihrer bei uns gespeicherten Daten erfolgt nur bei einer gesetzlichen Verpflichtung im Einklang mit den anwendbaren
datenschutzrechtlichen Vorgaben (bspw. an Behörden). So werden Ihre Daten etwa im Falle eines Tagesordnungsergänzungsverlangens
nach § 122 Abs. 2 AktG und im Falle von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen nach § 126 Abs. 1 und § 127 AktG wie in der Einladung
unter 'Rechte der Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG' beschrieben zugänglich gemacht. Im Übrigen
werden die Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung
zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnahmeverzeichnis. Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nicht an Dritte weiter.
Jedoch unterstützen uns bei der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung verschiedene Dienstleister, welche gegebenenfalls
Ihre Daten in unserem Auftrag ausschließlich für uns verarbeiten werden. Unsere Dienstleister erhalten von uns nur solche
Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten Ihre Daten ausschließlich
nach unserer Weisung im Rahmen einer schriftlich vereinbarten Auftragsvereinbarung. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
erhalten, soweit diese vom Aktionär bzw. von dessen Vertreter bevollmächtigt werden, nur solche Daten, die für die weisungsgebundene
Stimmrechtsausübung erforderlich sind.
Dauer der Aufbewahrung der Daten
Die Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert. Dies erfolgt
in der Regel drei Jahre nach der Hauptversammlung, es sei denn, die längere Speicherung ist wegen gesetzlicher Nachweis- oder
Aufbewahrungspflichten, insbesondere aktien- oder handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten sowie aufsichts- und wertpapierrechtlicher
Vorgaben, oder wegen von oder gegen die Gesellschaft geführter Verfahren, erforderlich.
Rechte als betroffene Person
Sie haben als von der Verarbeitung Ihrer Daten betroffene Person ein jederzeitiges Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht
auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) bezüglich der Verarbeitung ihrer
Daten. Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie sich an unseren Konzern-Datenschutzbeauftragten wenden unter:
Adler Modemärkte AG Konzerndatenschutzbeauftragter Industriestraße Ost 1-7 63808 Haibach, Deutschland oder unter Telefon: +49 (0) 6021/633-1191 E-Mail: [email protected].
Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie
nach Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.
Haibach, im März 2019
Adler Modemärkte AG
Der Vorstand
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