DGAP-HV: Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 26.05.2021 in Berlin mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

Tagesordnung

Vorlage

des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2020 mit dem Lagebericht, des Vorschlags des Vorstandes für die Verwendung des Bilanzgewinns sowie des Berichts des Aufsichtsrats.

Die vorgenannten Unterlagen sowie ein erläuternder Bericht zu den Angaben nach § 289a HGB sind vom Tage der Einberufung der Hauptversammlung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter

im Bereich Investor Relations unter der Rubrik Hauptversammlung abrufbar.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2020 in Höhe von 4.140.000,00 € zur Zahlung einer Dividende von 1,80 € je nennwertloser Stückaktie auf das in 2.300.000 Stückaktien eingeteilte Grundkapital zu verwenden.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.

Beschlussfassung über das Vergütungssystem für den Aufsichtsrat und über eine Satzungsänderung

§ 13 der Satzung der Gesellschaft (Fassung 2020) sieht vor, dass jedes Mitglied des Aufsichtsrats eine feste Vergütung sowie eine erfolgsorientierte (dividendenabhängige) variable Vergütung erhält.

Nach § 113 Abs. 3 Satz 1 Aktiengesetz ist bei der Fernheizwerk Neukölln AG als börsennotierte Gesellschaft mindestens alle vier Jahre und erstmals in der diesjährigen Hauptversammlung über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen.

In der aktienrechtlichen Literatur wird häufig auf Gefahren einer erfolgsabhängigen Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder für deren Unabhängigkeit und einer Schwächung der Überwachungsfunktion des Aufsichtsrats sowie von Interessenkollisionen hingewiesen und deshalb eine erfolgsabhängige Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder kritisch gesehen. Der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) sieht in der Anregung G.18 eine Festvergütung für den Aufsichtsrat vor, also ohne eine zusätzliche erfolgsorientierte Vergütung. In der Praxis sind namentlich bei börsennotierten Gesellschaften zunehmend reine Festvergütungen für die Mitglieder des Aufsichtsrats zu beobachten. § 25d Absatz 5 Satz 2 Kreditwesengesetz enthält für Aufsichtsräte des Bankensektors explizit ein Verbot von variablen, also auch erfolgsorientierten Vergütungsbestandteilen. Schließlich führt eine reine Festvergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats zu einer Vereinfachung der Struktur der Aufsichtsratsvergütung.

Aus diesen Gründen erscheint es als sachgerecht, mit Wirkung ab dem 1. Januar 2021 von einer Kombination von fester und erfolgsorientierter Aufsichtsratsvergütung abzusehen und als Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats eine reine Festvergütung vorzusehen. Dabei liegt der im nachstehenden Beschlussvorschlag vorgesehene Betrag der Festvergütung in der Größenordnung der Gesamtvergütung (fest und dividendenabhängig) der Geschäftsjahre seit 2016.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu beschließen:

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für den Vorstand

Nach § 120a Absatz 1 AktG beschließt die Hauptversammlung der börsennotierten Gesellschaft über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems, mindestens jedoch alle vier Jahre.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, das nachfolgend wiedergegebene, vom Aufsichtsrat beschlossene Vergütungssystem für den Vorstand zu billigen.

Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands

Der Aufsichtsrat hat das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder unter Berücksichtigung der Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 (DCGK) und Beachtung des Gesetzes zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) entwickelt.

Das Vergütungssystem für den Vorstand gilt ab dem Geschäftsjahr 2021 und kommt bei Neubestellungen und Vertragsverlängerungen zur Anwendung.

1. Festlegung einer Maximalvergütung der Vorstandsmitglieder und Verfahren zur Festlegung der konkreten Ziel-Gesamtvergütung

a. Nach § 87a Abs. 1 Nr. 1 AktG hat das Vergütungssystem Angaben zur Festlegung der Maximalvergütung der Vorstandsmitglieder zu enthalten.

Die Maximalvergütung stellt die Summe der festen Vergütung einschließlich der Nebenleistungen und Beiträge zur Altersversorgung sowie der Höchstbeträge der variablen Vergütung dar. Die Maximalvergütung ist ein Vergütungs-Cap, der einer exzessiven Vergütung entgegenwirkt.

Der Aufsichtsrat hat sich entschlossen, insoweit nicht nur eine abstrakte Berechnungsmethode anzugeben, sondern die Maximalvergütung betragsmäßig festzulegen.

Damit wird zunächst den Vorgaben des § 87a AktG entsprochen. Durch die gesonderte Festsetzung der Maximalvergütung für jedes einzelne Vorstandsmitglied und nicht nur für den Vorstand insgesamt ist auch die Konformität mit dem DCGK gewahrt. Damit muss das Vergütungssystem auch nicht angepasst werden, wenn weitere Mitglieder bestellt werden. Ferner wird die Maximalvergütung nicht für variable und fixe Vergütungsbestandteile gesondert, sondern für alle Bestandteile zusammen festgelegt.

Somit legt der Aufsichtsrat die Maximalvergütung eines Mitglieds des Vorstands der Gesellschaft mit 250.000 Euro pro Geschäftsjahr fest.

b. Auf Basis des Vergütungssystems legt der Aufsichtsrat für jedes Vorstandsmitglied dessen konkrete Ziel-Gesamtvergütung fest, die in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des Vorstandsmitglieds sowie zur Lage des Unternehmens steht und die übliche Vergütung nicht ohne besondere Gründe übersteigt.

Zur Beurteilung der Üblichkeit der konkreten Gesamtvergütung der Vorstandsmitglieder im Vergleich zu anderen Unternehmen wird der Aufsichtsrat eine geeignete Vergleichsgruppe anderer Unternehmen heranziehen, deren Zusammensetzung er offenlegt. Der Peer Group-Vergleich wird dabei mit Bedacht genutzt, damit es nicht zu einer automatischen Aufwärtsentwicklung kommt.

Zur Beurteilung der Üblichkeit innerhalb des Unternehmens berücksichtigt der Aufsichtsrat das Verhältnis der Vorstandsvergütung zur Vergütung des oberen Führungskreises und der Belegschaft insgesamt und dieses auch in der zeitlichen Entwicklung (vgl. insoweit auch die Angaben unten unter 9.).

Zieht der Aufsichtsrat zur Entwicklung des Vergütungssystems und zur Beurteilung der Angemessenheit der Vergütung einen externen Vergütungsexperten hinzu, achtet er auf dessen Unabhängigkeit vom Vorstand und vom Unternehmen.

Mit den unter b. dargestellten Bedingungen entspricht das Vergütungssystem auch den Empfehlungen G.1-G.5 des DCGK.

2. Beitrag der Vergütung zur Förderung der Geschäftsstrategie und zur langfristigen Entwicklung der Gesellschaft

Nach § 87a Abs. 1 Nr. 2 AktG muss das Vergütungssystem Angaben zum Beitrag der Vergütung zur Förderung der Geschäftsstrategie und zur langfristigen Entwicklung der Gesellschaft enthalten.

Das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder ist auf die Förderung der Geschäftsstrategie und die nachhaltige und langfristige Entwicklung des Unternehmens ausgerichtet. Bei der Festsetzung der Gesamtbezüge werden neben der Lage der Gesellschaft auch der Tätigkeits- und Verantwortungsbereich der Vorstandsmitglieder berücksichtigt. Mit der ausgewogenen Kombination von erfolgsunabhängigen (fixen) und erfolgsabhängigen (variablen) Vergütungskomponenten unter Heranziehung geeigneter, anspruchsvoller Erfolgsparameter und Leistungskennzahlen werden die Umsetzung der Strategie und die Ausrichtung auf den nachhaltigen Unternehmenserfolg nachvollziehbar incentiviert. Werden die gesetzten Ziele verfehlt, kann die variable Vergütung auf null fallen.

Die variable Vergütung zielt darauf ab, die operativen Ziele zu erreichen und nachhaltige Leistung zu belohnen. Dabei wird die variable Vergütung in eine Langfristkomponente, eine strategische Komponente und eine nachhaltige Komponente aufgeteilt.

3. Ziel-Gesamtvergütung, feste und variable Vergütungsbestandteile und ihren jeweiligen relativen Anteil an der Vergütung

Nach § 87a Abs. 1 Nr. 3 AktG hat das Vergütungssystem Angaben zu allen festen und variablen Vergütungsbestandteilen und ihren jeweiligen relativen Anteil an der Vergütung zu enthalten.

Nach der Empfehlung G.1 DCGK soll im Vergütungssystem darüber hinaus festgelegt werden, wie für die einzelnen Vorstandsmitglieder die Ziel-Gesamtvergütung bestimmt wird, und welchen relativen Anteil die Festvergütung einerseits sowie kurzfristig variable und langfristig variable Vergütungsbestandteile andererseits an der Ziel-Gesamtvergütung haben.

Die Ziel-Gesamtvergütung umfasst alle Vergütungselemente und ist die Summe sämtlicher Vergütungsbeträge eines Jahres für den Fall einer hundertprozentigen Zielerreichung, d.h. den Vermögensbetrag, den das jeweilige Vorstandsmitglied bekäme, wenn es alle vereinbarten Zielparameter erreicht.

Die Ziel-Gesamtvergütung für einzelne Vorstandsmitglieder der Gesellschaft setzt sich dementsprechend wie folgt zusammen:

4. Finanzielle und nichtfinanzielle Leistungskriterien für die Gewährung variabler Vergütungsbestandteile

Nach § 87a Abs. 1 Nr. 4 AktG soll das Vergütungssystem Angaben zu den finanziellen und nichtfinanziellen Leistungskriterien für die Gewährung variabler Vergütungsbestandteile enthalten sowie

a) einer Erläuterung, wie diese Kriterien zur Förderung der Ziele gemäß Nummer 2 beitragen, und

b) einer Darstellung der Methoden, mit denen die Erreichung der Leistungskriterien festgestellt wird.

Die Höhe des variablen Vergütungsbestandteils ist abhängig vom Erreichen in einer Zielvereinbarung festgelegter Leistungskriterien, die Ziele genannt werden. Die Zielvereinbarung wird vom Aufsichtsrat mit jedem Mitglied des Vorstands individuell geschlossen. Dabei legt der Aufsichtsrat fest, in welchem Umfang individuelle Ziele der einzelnen Vorstandsmitglieder oder Ziele für alle Vorstandsmitglieder zusammen maßgebend sind.

Die festzulegenden Leistungskriterien orientieren sich dabei - neben operativen - vor allem an strategischen Zielsetzungen.

Der variable Vergütungsbestandteil besteht aus einer Unternehmenskomponente Block U und einer persönlichen Komponente Block P. Die Aufteilung dieser Komponenten erfolgt im Verhältnis 50% zu 50%, kalkuliert mit 100% Erreichungsgrad aller Ziele.

Die Komponente Block U basiert auf der Erreichung von aus der Unternehmensstrategie abgeleiteten Finanzzielen.

Die Komponente Block P basiert auf der Erreichung von mindestens 3, maximal 5 quantitativen und/oder qualitativen individuell vereinbarten Zielen. Die Gewichtung des Einzelziels soll innerhalb der Komponente Block P einen Anteil von 20% nicht unterschreiten.

In beiden Blöcken gilt ein Zielerreichungskorridor von 80% bis 100% mit einem 4-stufigen Zielerreichungsgrad (Stufe 1: 'Ziel nicht erreicht', Stufe 2: 'Ziel teilweise erreicht', Stufe 3: 'Ziel annähernd erreicht' und Stufe 4: 'Ziel voll erreicht').

Die individuellen Ziele vereinbaren Mitglieder des Vorstands mit dem Aufsichtsrat im Start Meeting (im 4. Quartal des der Performance Periode vorangehenden Jahres). In dieser Zielvereinbarung wird für jedes Ziel auch dokumentiert, nach welchen Maßstäben festgestellt wird, welcher Zielerreichungsgrad erreicht wird.

Die zu vereinbarenden Ziele sollen herausfordernd sein und einem hohen Anspruch gerecht werden. Sie müssen dabei persönlich beeinflussbar, konkret formuliert, messbar bzw. bewertbar, realistisch im Sinne von erreichbar, relevant für den Unternehmenserfolg und terminlich fixiert sein.

Der Aufsichtsrat hält sich über den Zielerfüllungsprozess im Rahmen des allgemeinen Reportings auf dem Laufenden.

Eine nachträgliche Änderung der Zielwerte oder der Vergleichsparameter ist ausgeschlossen.

Der Aufsichtsrat legt in Abhängigkeit von der Zielerreichung die Höhe der individuell für dieses Jahr zu gewährenden variablen Vergütungsbestandteile anhand der vorab vereinbarten Bewertungsparameter nach Ablauf des Geschäftsjahres in der Regel bis Ende März fest. Dabei wird für jedes einzelne Ziel anhand des Zielerreichungsgrads ermittelt, ob und ggfs. in welcher Höhe es zu einer Auszahlung des auf das jeweilige Ziel entfallenden Anteils an der variablen Vergütung kommt, was die Zielerreichung dem Grunde und der Höhe nach nachvollziehbar macht.

Als weitere Bedingung für die Auszahlung der variablen Vergütungsbestandteile insgesamt gilt, dass bei mindestens 50 % der vereinbarten Ziele ein Zielerreichungsgrad der Stufe 3 erreicht werden muss.

Nach der Empfehlung G.1 des DCGK soll im Vergütungssystem darüber hinaus festgelegt werden, welche finanziellen und nichtfinanziellen Leistungskriterien für die Gewährung variabler Vergütungsbestandteile maßgeblich sind,

Dementsprechend werden folgende ergänzende Angaben gemacht:

Je nach Zielerreichungsgrad erfolgt entsprechend des in der nachstehenden Tabelle dargestellten Zielerreichungskorridors eine Anrechnung des auf das jeweilige Ziel entfallenden Teils der variablen Vergütung.

Über die variable Vergütung kann das Vorstandsmitglied in gleicher Form wie über die fixe Vergütung verfügen. Die variablen Vergütungsbestandteile werden zusammen mit der monatlichen fixen Vergütung, die in dem Monat ausgezahlt wird, der auf den Monat folgt, in dem die Bewertung der Zielerreichung folgt, ausgezahlt.

5. Aufschubzeiten für die Auszahlung von Vergütungsbestandteilen

Nach § 87a Abs. 1 Nr. 4 AktG soll das Vergütungssystem Angaben zu etwaigen Aufschubzeiten für die Auszahlung von Vergütungsbestandteilen enthalten. Gemeint sind sog. 'deferral'-Klauseln, also die Hinausschiebung der Fälligkeit eines Anspruchs.

Das unter 4. beschriebene Zielvereinbarungssystem führt ganz allgemein dazu, dass die Auszahlung von variablen Vergütungsbestandteilen nicht bereits in der laufenden Periode unmittelbar bei Erreichung eines der vereinbarten Ziele erfolgt, sondern erst in der darauffolgenden Periode.

Über die aktienrechtliche Regelung hinaus enthält der DCGK in G.10 und G.12 mit Blick auf Aufschubzeiten noch Empfehlungen. So sieht die Empfehlung G.10 eine Haltefrist für Aktien vor, soweit die Auszahlung von variablen Vergütungsbestandteilen in Aktien erfolgt. Das Vergütungssystem der Gesellschaft sieht aktuell keine Vergütung in Aktien vor (vgl. unten unter 7.), so dass diese Empfehlung für das Vergütungssystem leerläuft.

Ferner empfiehlt G.12 DCGK, dass auch bei Beendigung des Vorstandsvertrages Auszahlungen 'noch offener variabler Vergütungsbestandteile, die auf die Zeit bis zur Vertragsbeendigung entfallen, nach den ursprünglich vereinbarten Zielen und Vergleichsparametern und nach den im Vertrag festgelegten Fälligkeitszeitpunkten oder Haltedauern erfolgen.

Dieser Empfehlung entspricht das unter 4. beschriebene Zielvereinbarungssystem, das Bestandteil des Vergütungssystems ist.

6. Möglichkeiten der Gesellschaft, variable Vergütungsbestandteile zurückzufordern

Nach § 87a, Abs. 1 Nr. 6 AktG hat das Vergütungssystem Angaben über die Möglichkeiten der Gesellschaft, variable Vergütungsbestandteile zurückzufordern, zu enthalten.

Nach der Empfehlung G.7, DCGK soll der Aufsichtsrat die Möglichkeit haben, außergewöhnlichen Entwicklungen in angemessenem Rahmen Rechnung zu tragen. In begründeten Fällen soll eine variable Vergütung einbehalten oder zurückgefordert werden können.

Dementsprechend kann die variable Vergütung für ein Geschäftsjahr kann ganz oder anteilig einbehalten oder zurückgefordert werden, wenn das Vorstandsmitglied im relevanten Bemessungszeitraum schwerwiegend gegen seine gesetzlichen Pflichten oder gegen unternehmensinterne Verhaltensrichtlinien verstoßen hat (Compliance-Clawback) oder wenn variable Vergütungsbestandteile auf Grundlage falscher Daten zu Unrecht ausbezahlt wurden.

Ferner kann die variable Vergütung für ein Geschäftsjahr ganz oder anteilig einbehalten werden, wenn sich die finanziellen Verhältnisse der Gesellschaft dramatisch verändern.

7. Aktienbasierte Vergütung

Das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder enthält aktuell keine Elemente einer aktienbasierten Vergütung, so dass Angaben zu den in § 87a Abs. 1 Nr. 7 AktG vorgesehenen Punkten entfallen.

Nach der Empfehlung G.10 DCGK sollen über die gesetzliche Regelung hinaus die dem Vorstandsmitglied gewährten variablen Vergütungsbeträge von ihm unter Berücksichtigung der jeweiligen Steuerbelastung überwiegend in Aktien der Gesellschaft angelegt oder entsprechend aktienbasiert gewährt werden. Über die langfristig variablen Gewährungsbeträge soll das Vorstandsmitglied erst nach vier Jahren verfügen können.

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft hat sich auch unter Berücksichtigung dieser Empfehlung entschlossen, keine Elemente einer aktienbasierten Vergütung zum Bestandteil des Vergütungssystems zu machen.

8. Angaben hinsichtlich vergütungsbezogener Rechtsgeschäfte

Nach § 87a Abs. 1 Nr. 8 AktG sind zu vergütungsbezogenen Rechtsgeschäften folgende Angaben zu machen.

Mit Mitgliedern des Vorstands werden ein Anstellungsvertrag und, soweit die Überlassung eines Dienstwagens nicht Bestandteil des Anstellungsvertrages ist, ein Vertrag zur Überlassung eines Dienstwagens geschlossen.

Laufzeiten und Voraussetzungen der Beendigung, einschließlich der jeweiligen Kündigungsfristen

Die Vorstands-Anstellungsverträge werden jeweils für die Dauer der Bestellungsperiode geschlossen und enden grundsätzlich mit dem Zeitpunkt, mit dem die jeweilige Bestellung zum Mitglied des Vorstands endet. Die Bestellungsperiode beträgt maximal fünf Jahre und im Falle einer Erstbestellung in der Regel drei Jahre.

Eine ordentliche Kündigungsmöglichkeit besteht in Anstellungsverträgen nicht. Das Recht zur fristlosen Kündigung des Anstellungsvertrags aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Der Vorstandsanstellungsvertrag endet vorzeitig mit Ablauf einer Frist von 6 Monaten zum Monatsende, wenn die Bestellung des Vorstandsmitglieds gemäß § 84 Abs. 3 AktG widerrufen wird und die Gesellschaft zur Kündigung des Anstellungsvertrages aus wichtigem Grund (§ 626 BGB) berechtigt ist. Er endet ebenfalls vorzeitig, wenn ein Vorstandsmitglied sein Vorstandsamt vorzeitig und einseitig niederlegt oder bei einvernehmlicher Beendigung der Vorstandsbestellung.

Ferner endet der Anstellungsvertrag, wenn der Vorstand dauerhaft arbeitsunfähig wird, mit dem Tag, an dem die dauerhafte Arbeitsunfähigkeit festgestellt wird.

Soweit ein gesonderter Vertrag zur Überlassung eines Dienstwagens geschlossen wird, entspricht seine Laufzeit der Laufzeit des Anstellungsvertrages.

Zusagen von Entlassungsentschädigungen

Wird die Bestellung vor Ablauf der vereinbarten Vertragsdauer aus einem wichtigen Grund gemäß § 84 Abs. 3 AktG widerrufen und endet das Dienstverhältnis, so erhält der Vorstand im Anschluss an die Beendigung des Dienstvertrages ein Übergangsgeld, es sei denn, er hat den wichtigen Grund nach § 84 Abs. 3 AktG zu vertreten.

Das Übergangsgeld wird monatlich in Höhe von (brutto) 1/12 der zuletzt bezogenen Jahresfestvergütung für eine Anzahl von Monaten gezahlt, welche der Anzahl der Monate zwischen dem Ende des Dienstverhältnisses und dem - zeitlich nachfolgenden - Ende der vereinbarten Vertragslaufzeit entspricht, maximal jedoch für zwölf Monate. Unabhängig hiervon endet der Anspruch auf das Übergangsgeld mit Ablauf des Kalendermonats in dem der Vorstand das 65. Lebensjahr vollendet. Anteilige Monate werden jeweils pro rata temporis berücksichtigt. Auf das Übergangsgeld werden sämtliche Einkünfte, die der Vorstand während des Zeitraums, für den das Übergangsgeld gezahlt wird, durch anderweitigen Einsatz seiner Arbeitskraft erwirbt, angerechnet.

Damit wird auch der Empfehlung G.13 DCGK zum Abfindungs-Cap entsprochen bzw. in Bezug auf die Maximaldauer der gewährten Abfindung um ein Jahr unterschritten.

Hauptmerkmale der Ruhegehalts- und Vorruhestandsregelungen

Die Alters- und Hinterbliebenenversorgung von Mitgliedern des Vorstands richtet sich nach dem jeweiligen Inhalt der Satzung der Pensionskasse der (früheren) Bewag. Dazu leistet die Gesellschaft einen Beitrag an die Pensionskasse (siehe die Tabelle in Ziffer 3).

Über die in § 87a Abs. 1 Nr. 8 AktG vorgesehenen Angaben hinaus werdenden Empfehlungen G.12 und G.14 DCGK noch folgende Angaben gemacht.

Im Fall der Beendigung eines Vorstandsvertrags erfolgt die Auszahlung noch offener variabler Vergütungsbestandteile, die auf die Zeit bis zur Vertragsbeendigung entfallen, nach den ursprünglich vereinbarten Zielen und Vergleichsparametern und nach den im Vertrag festgelegten Fälligkeitszeitpunkten oder Haltedauern.

Zusagen für Leistungen aus Anlass der vorzeitigen Beendigung des Anstellungsvertrags durch das Vorstandsmitglied infolge eines Kontrollwechsels (Change of Control) werden nicht vereinbart.

9. Berücksichtigung der Vergütung von Arbeitnehmern

Im Vergütungssystem muss nach § 87a Abs. 1 S. 2 Nr. 9 AktG auch erläutert werden, wie die Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer bei der Festsetzung des Vergütungssystems berücksichtigt wurden, einschließlich einer Erläuterung, welcher Kreis von Arbeitnehmern einbezogen wurde.

Ferner soll der Aufsichtsrat nach Empfehlung G.4 DCGK zur Beurteilung der Üblichkeit der Vergütung innerhalb des Unternehmens das Verhältnis der Vorstandsvergütung zur Vergütung des oberen Führungskreises und der Belegschaft insgesamt und dieses auch in der zeitlichen Entwicklung berücksichtigen.

Bei Festlegung des Vergütungssystems hat der Aufsichtsrat die Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen aller Arbeitnehmer inklusive Vergütung des oberen Führungskreises der Gesellschaft berücksichtigt.

Dementsprechend soll in Anbetracht der Größe des Unternehmens die Einkommensdistanz zwischen den Mitgliedern des Vorstands und dem Durchschnitt aller Vollzeit-Beschäftigten der Gesellschaft das 10-fache nicht übersteigen.

10. Verfahren zur Fest- und Umsetzung des Vergütungssystems; Interessenkonflikte

Das Verfahren zur Fest- und Umsetzung des Vergütungssystems folgt den Regelungen der §§ 87 Abs. 1, 87a Abs. 1 und 120a AktG.

Dementsprechend beschließt der Aufsichtsrat ein System für die Vergütung der Vorstandsmitglieder der Gesellschaft nach Beratung im Plenum.

Die regelmäßige Überprüfung des Vorstandsvergütungssystems erfolgt durch den Aufsichtsrat. Dabei legt der Aufsichtsrat fest, ob und ggfs. in welchem Umfang externe Berater hinzugezogen werden. Zieht der Aufsichtsrat zur Entwicklung des Vergütungssystems einen externen Vergütungsexperten hinzu, so achtet er auf dessen Unabhängigkeit vom Vorstand und vom Unternehmen.

Sollten wesentliche Änderungen am Vergütungssystem vorgenommen werden, wird dieses der Hauptversammlung zur erneuten Billigung vorgelegt. Gleiches erfolgt auch ohne wesentliche Änderungen mindestens alle vier Jahre.

Billigt die Hauptversammlung das jeweils zur Abstimmung gestellte Vergütungssystem nicht, wird spätestens der darauffolgenden ordentlichen Hauptversammlung ein überprüftes Vergütungssystem zur Billigung vorgelegt.

Die Umsetzung des Vergütungssystems erfolgt im Rahmen der Anstellungsverträge mit den Vorstandsmitgliedern sowie in den jährlichen Zielvereinbarungen, für die im Vergütungssystem definierten variablen Vergütungselemente. Dabei kann der Aufsichtsrat nach § 87a Abs. 2 AktG vorübergehend von dem Vergütungssystem abweichen, wenn dies im Interesse des langfristigen Wohlergehens der Gesellschaft notwendig ist. Das Verfahren im Falle eines Abweichens setzt eine eingehende Beratung und Beschlussfassung im Plenum voraus. Der Aufsichtsrat kann dabei bei allen festen und variablen Vergütungsbestandteilen abweichen.

Wie bei allen Entscheidungen des Aufsichtsrats gelten auch bei der Fest- und Umsetzung sowie Überprüfung des Vergütungssystems für den Vorstand die allgemeinen gesetzlichen Regeln unter Berücksichtigung der Empfehlungen des DCGK zur Behandlung von Interessenkonflikten.

11. Vorlage eines gemäß § 120a Absatz 3 AktG überprüften Vergütungssystems

Der Beschluss der Hauptversammlung zur Billigung des vorliegenden Vergütungssystems erfolgt erstmalig bis zum Ablauf der ersten ordentlichen Hauptversammlung, die auf den 31. Dezember 2020 folgt. Nach § 87a Abs. 1, Nr. 11 AktG muss deutlich gemacht werden, wie die Abstimmung und die Äußerung von Aktionären hinsichtlich des Vergütungssystems seit der letzten Abstimmung über das System in der Hauptversammlung berücksichtigt wurden. Daher sind die in § 87a Abs. 1 Nr. 11 AktG vorgesehenen Angaben einstweilen nicht zu machen.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 zu wählen.

Internetseite der Gesellschaft und dort zugängliche Unterlagen und Informationen

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft 5.980.000,00 € und ist eingeteilt in 2.300.000 Inhaber-Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt somit 2.300.000 Stimmrechte.

Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, Übertragung in Bild und Ton

Mit Blick auf die fortdauernde COVID-19-Pandemie wird die ordentliche Hauptversammlung am 26.05.2021 auf Grundlage des C-19 AuswBekG als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten durchgeführt. Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können sich unter der Internetadresse

über das HV-Portal zuschalten, die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung verfolgen sowie ihre Rechte ausüben. Den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären wird anstelle der herkömmlichen Eintrittskarte eine Stimmrechtskarte mit weiteren Informationen zur Rechtsausübung zugeschickt. Die Stimmrechtskarte enthält unter anderem den Zugangscode, mit dem die Aktionäre das HV-Portal nutzen können.

Internetgestütztes HV-Portal und Aktionärs-Hotline

Unter der Internetadresse

unterhält die Gesellschaft ab dem 05.05.2021 ein internetgestütztes Online-Portal (HV-Portal). Über dieses können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) unter anderem ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Um das HV-Portal nutzen zu können, müssen Sie sich mit dem Zugangscode, den Sie mit Ihrer Stimmrechtskarte erhalten, einloggen. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung Ihrer Rechte erscheinen dann in Form von Schaltflächen und Menüs auf der Benutzeroberfläche des HV-Portals.

Weitere Einzelheiten zum HV-Portal und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten die Aktionäre zusammen mit ihrer Stimmrechtskarte bzw. im Internet unter

Bitte beachten Sie auch die technischen Hinweise am Ende dieser Einladungsbekanntmachung. Bei Fragen zur virtuellen Hauptversammlung und zur Nutzung des HV-Portals können Sie sich an unsere Aktionärs-Hotline unter der Nummer +49 89 210 27 220 wenden.

Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts (mit Nachweisstichtag nach § 123 Abs. 4 AktG und dessen Bedeutung) und die elektronische Zuschaltung sowie die Live-Zuschaltung zur Hauptversammlung

Zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, und zur elektronischen Zuschaltung über das HV-Portal sowie zur Live-Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung sind Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) unter der nachfolgend genannten Adresse anmelden und ihren Aktienbesitz nachweisen, wobei für den Nachweis des Aktienbesitzes ein Nachweis gemäß § 67c Abs. 3 AktG ausreicht (ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre):

Fernheizwerk Neukölln AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München

E-Mail: [email protected]

Der Nachweis des Aktienbesitzes muss sich auf den Beginn des 05.05.2021, 00.00 Uhr, - sogenannter Nachweisstichtag - beziehen. Anmeldung und Nachweis müssen der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des 19.05.2021 (24.00 Uhr) unter der oben genannten Adresse zugehen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung der Aktionärsrechte nur derjenige als Aktionär, der sich fristgerecht angemeldet und die Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen hat.

Die Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich ausschließlich nach dem im Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Ausübung von Aktionärsrechten, die Möglichkeit zur elektronischen Zuschaltung und Live-Zuschaltung zur Hauptversammlung über das HV-Portal und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, das heißt, Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung des Aktionärs und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien nur berechtigt (insbesondere stimmberechtigt), soweit sie sich von dem bisherigen Aktionär bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.

Nach Eingang der Anmeldung und des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Stimmrechtskarten für die Ausübung der Rechte in Bezug auf die Hauptversammlung einschließlich der Zugangsdaten für das HV-Portal zum Zwecke der elektronischen Zuschaltung zur Hauptversammlung zugesandt.

Zum Nachweisstichtag ist ergänzend auf folgendes hinzuweisen:

Die Informationen zur Einladung zur Hauptversammlung, die die Aktionäre von ihren Depotbanken erhalten, weisen als Nachweisstichtag den Ablauf des 04.05.2021 auf. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die Datei, mit der die Gesellschaft Depotbanken die Informationen zur Einladung zur Hauptversammlung zur Verfügung stellen muss, nur die Angabe eines Datums zulässt, nicht aber auch eine ergänzende Konkretisierung i.S.v. 'Beginn des Tages' bzw. '00.00 Uhr'. Um zu vermeiden, dass die Banken die Angabe des Datums 05.05.2021 ohne die genannten Konkretisierungen ggf. als Ende des 05.05.2021 verstehen, was den aktienrechtlichen Regelungen nicht entsprechen würde, wird in den Informationen an die Depotbanken das Datum 04.05.2021 angegeben, was die Banken entsprechend einer Empfehlung des Bankenverbands (Bundesverband deutscher Banken) als Ende dieses Geschäftstages interpretieren werden. Der Aktienbesitz am Ende des Geschäftstages 04.05.2021 entspricht dann zwangsläufig dem Aktienbesitz am Beginn des Nachweisstichtages 05.05.2021.

Live-Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die über die dafür erforderlichen technischen Einrichtungen verfügen, haben die Möglichkeit einer Live-Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung, um auf diese Weise Wortmeldungen mit Bild und Ton abzugeben ('live zugeschaltete Aktionäre').

Stimmabgaben und Einlegung von Widersprüchen können aber nur in den in den folgenden Ziffern wiedergegebenen Verfahren erfolgen.

Die Live-Zuschaltung erfolgt nach dem Prinzip einer Microsoft Teams-Sitzung oder vergleichbarer Dienste (Zoom, Webex). Für Aktionäre, die eine Live-Zuschaltung für eine Wortmeldung wünschen, ist im HV-Portal die Schaltfläche 'Wortmeldung' vorgesehen. Nach Eingabe der E-Mail-Adresse und der Telefonnummer des Aktionärs erhält dieser in der Reihenfolge der Abarbeitung der Live-Zuschaltung-Wortmeldungen per Email einen Link, mit dem der Zugang zur Live-Zuschaltung erfolgt. Dieser Link kann mit einem aktuellen Webbrowser (Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Safari) aufgerufen werden. Es ist keine Installation einer weiteren Software nötig.

Interessierten Aktionären bietet die Gesellschaft Informationen über die Vorgehensweise bei der Live-Zuschaltung und gegebenenfalls einen Testdurchlauf an.

Aus organisatorischen Gründen sind entsprechende Anfragen bis zum 21.05.2021 zu richten an:

Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihre Stimmen durch Briefwahl schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben (vgl. Art. 2 § 1 Abs. 1 C-19 AuswBekG).

Vor der Hauptversammlung steht Ihnen dafür zum einen das mit der Stimmrechtskarte übersandte Briefwahlformular zur Verfügung. Das Briefwahlformular kann zudem postalisch unter der Adresse

Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft
- Vorstandsbüro -
Weigandufer 49
12059 Berlin

E-Mail: [email protected]

angefordert werden. Darüber hinaus kann das Briefwahlformular auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

heruntergeladen werden. Wenn Sie das Briefwahlformular verwenden, ist dieses ausschließlich an die oben genannte Postanschrift oder E-Mail-Adresse der Anmeldestelle

zu übermitteln und muss dort bis einschließlich zum 19.05.2021, 24.00 Uhr, (Datum des Eingangs) zugehen.

Briefwahlstimmen, die einer ordnungsgemäßen Anmeldung nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können, werden nicht berücksichtigt.

Vor und auch während der Hauptversammlung steht Ihnen für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der (elektronischen) Briefwahl auch das unter der Internetadresse

erreichbare HV-Portal der Gesellschaft zur Verfügung. Die elektronische Briefwahl über das HV-Portal ist ab dem 05.05.2021 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche 'Briefwahl' vorgesehen. Über das HV-Portal können Sie auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung etwaige zuvor im Wege der Briefwahl erfolgte Stimmabgaben ändern oder widerrufen.

Weitere Hinweise zur Briefwahl sind in der Stimmrechtskarte, welche die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen, enthalten. Entsprechende Informationen und eine nähere Beschreibung der elektronischen Briefwahl über das HV-Portal sind auch im Internet unter

einsehbar.

Ausübung des Stimmrechts durch Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Für die Ausübung des Stimmrechts können die stimmberechtigten Aktionäre zudem die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen.

Vor der Hauptversammlung steht Ihnen dafür zum einen das mit der Stimmrechtskarte übersandte Vollmachts- und Weisungsformular zur Verfügung. Das Vollmachts- und Weisungsformular kann zudem postalisch unter der Adresse Fernheizwerk Neukölln AG, Weigandufer 49, 12059 Berlin, oder per E-Mail an [email protected] angefordert werden. Darüber hinaus kann das Vollmachts- und Weisungsformular auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

heruntergeladen werden. Wenn Sie das Vollmachts- und Weisungsformular verwenden, ist dieses ausschließlich an die oben genannte Postanschrift oder E-Mail-Adresse der Anmeldestelle zu übermitteln und muss dort bis einschließlich zum 25.05.2021, 24.00 Uhr, (Datum des Eingangs) zugehen.

Vor und während der Hauptversammlung steht Ihnen für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch das unter der Internetadresse

erreichbare HV-Portal der Gesellschaft zur Verfügung. Die Bevollmächtigung über das HV-Portal ist ab dem 05.05.2021 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche 'Vollmacht und Weisungen' vorgesehen. Über das HV-Portal können Sie auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung eine etwaige zuvor erteilte Vollmacht und Weisung ändern oder widerrufen.

Soweit von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Ohne solche ausdrücklichen Weisungen werden die Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben.

Weitere Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind in der Stimmrechtskarte, welche die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen, enthalten. Entsprechende Informationen und eine nähere Beschreibung der Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter über das HV-Portal sind auch im Internet unter

einsehbar.

Bevollmächtigung Dritter zur Ausübung des Stimmrechts und sonstiger Rechte

Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte auch durch Bevollmächtigte, zum Beispiel durch einen Intermediär, einen Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung oder einen Dritten ausüben lassen. Auch in diesen Fällen sind eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Bevollmächtigte Dritte können das Stimmrecht ihrerseits durch Briefwahl oder Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben (siehe oben). Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird. Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater oder gemäß § 135 AktG Gleichgestellte) sind in der Regel Besonderheiten zu beachten. Aktionäre, die eine Vollmacht zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG erteilen wollen, werden gebeten, etwaige Besonderheiten der Vollmachtserteilung bei den jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen und sich mit diesen abzustimmen.

Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte spätestens am Tag der Hauptversammlung (Zugang bei der Gesellschaft) den Nachweis (z. B. die Vollmacht im Original oder in Kopie bzw. als Scan) per Post oder E-Mail an die oben genannte Adresse der Anmeldestelle übermittelt.

Diese Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll, ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar der Gesellschaft gegenüber erklärt werden.

Erfolgt die Erteilung oder der Nachweis einer Vollmacht oder deren Widerruf durch eine Erklärung gegenüber der Gesellschaft auf dem Postweg, so muss diese aus organisatorischen Gründen der Gesellschaft bis 25.05.2021, 24.00 Uhr, (Tag des Posteingangs) zugehen. Eine Übermittlung an die Gesellschaft per E-Mail ist auch am Tag der Hauptversammlung noch möglich.

Der Nachweis einer in bzw. während der Hauptversammlung erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Nachweis (z. B. das Original der Vollmacht) per E-Mail an die oben genannte Adresse der Anmeldestelle übermittelt wird.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular zu verwenden, welches die Gesellschaft hierfür bereitstellt. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären zusammen mit der Stimmrechtskarte zugesandt und kann postalisch unter der Adresse der Fernheizwerk Neukölln AG, Vorstandsbüro, Weigandufer 49, 12059 Berlin oder per E-Mail unter [email protected] angefordert werden. Darüber hinaus kann ein Vollmachtsformular auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

heruntergeladen werden. Vollmachten können bis zum 26.05.2021 (einschließlich) auch elektronisch über das HV-Portal erteilt werden. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche 'Vollmacht an Dritte' vorgesehen. Nähere Einzelheiten erhalten die Aktionäre im Internet unter

Die Möglichkeit zur Ausübung der Aktionärsrechte durch einen Bevollmächtigten im Wege der elektronischen Zuschaltung über das HV-Portal erfordert, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber den mit der Stimmrechtskarte versendeten Zugangscode erhält.

Intermediären, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberatern oder gemäß § 135 AktG Gleichgestellten, die eine Mehrzahl von Aktionären vertreten, wird empfohlen, sich im Vorfeld der Hauptversammlung hinsichtlich der Ausübung des Stimmrechts bei der Aktionärs-Hotline oder unter der oben genannten Adresse der Anmeldestelle zu melden.

Weitere Hinweise zur Vollmachtserteilung an Dritte sind in der Stimmrechtskarte, welche die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen, enthalten. Entsprechende Informationen und eine nähere Beschreibung der Vollmachtserteilung an Dritte über das HV-Portal sind auch im Internet unter

einsehbar.

Fragerecht der Aktionäre

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre haben das Recht, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen (vgl. Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C-19 AuswBekG).

Etwaige Fragen können bereits vor der virtuellen Hauptversammlung gestellt werden und sind in diesem Fall bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung, d.h. bis zum Ablauf des 24.05.2021 (24.00 Uhr), über das unter der Internetadresse

zugängliche HV-Portal der Gesellschaft einzureichen. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche 'Frage einreichen' vorgesehen.

Um den Aktionärinnen und Aktionären und Bevollmächtigten eine Gelegenheit zu geben, Fragen bereits vor der Hauptversammlung auch zur für die virtuelle Hauptversammlung vorgesehenen Präsentation des Vorstands zu stellen, wird diese Präsentation vom Tage der Einberufung an auf der Website der Gesellschaft

in der am Tag der Veröffentlichung existierenden Entwurfsfassung veröffentlicht. Etwaige nach diesem Tag erfolgende Änderungen der Präsentation, die über rein redaktionelle Änderungen hinausgehen, wird der Vorstand in der virtuellen Hauptversammlung im Rahmen seiner Präsentation erläutern.

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können auch während der virtuellen Hauptversammlung ab Eröffnung der Generaldebatte bis zu deren Schließung durch die Versammlungsleiterin auf dem Wege elektronischer Kommunikation über das HV-Portal in Textform Fragen stellen. Fragen können auch von live zugeschalteten Aktionären gestellt werden.

Gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 2 C-19 AuswBekG entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.

Es ist vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich zu nennen. Bitte beachten Sie dazu die weitergehenden Erläuterungen zu den Aktionärsrechten und zum Datenschutz am Ende dieser Einladungsbekanntmachung.

Erklärung von Widersprüchen zu Protokoll

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können bis zum Ende der Hauptversammlung über das HV-Portal auf elektronischem Wege Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars erklären (vgl. Art. 2 § 1 Abs. 2 Nr. 4 C-19 AuswBekG). Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche 'Widerspruch einlegen' vorgesehen.

Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C-19 AuswBekG

Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von € 500.000,00 am Grundkapital erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie Inhaber einer ausreichenden Anzahl von Aktien für die Dauer der gesetzlich angeordneten Mindestbesitzzeit von mindestens 90 Tagen sind und diese bis zur Entscheidung über den Antrag halten.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des 25.04.2021 (24.00 Uhr) zugehen. Aktionäre werden gebeten, für ein entsprechendes Verlangen die folgende Adresse zu verwenden:

Fernheizwerk Neukölln AG
- Vorstandsbüro -
Weigandufer 49
12059 Berlin

E-Mail: [email protected]

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden - unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Informationen in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter der Internetadresse

bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach § 126 Abs. 1, § 127 AktG

Aktionäre können Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und Aufsichtsrat zu bestimmten Tagesordnungspunkten sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Abschlussprüfern und Aufsichtsratsmitgliedern übersenden. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein; bei Wahlvorschlägen bedarf es keiner Begründung. Gegenanträge zur Tagesordnung und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die folgende Adresse zu richten:

Fernheizwerk Neukölln AG
- Vorstandsbüro -
Weigandufer 49
12059 Berlin

E-Mail: [email protected]

Bis spätestens zum Ablauf des 11.05.2021 (24.00 Uhr) unter der vorgenannten Adresse bei der Gesellschaft zugegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden unter den weiteren Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs und - bei Anträgen - der Begründung unverzüglich nach ihrem Eingang auf der Internetseite der Gesellschaft unter

zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Ein nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machender Gegenantrag oder Wahlvorschlag gilt als in der virtuellen Hauptversammlung gestellt, wenn der antragstellende oder dem Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist. Während der virtuellen Hauptversammlung können von live zugeschalteten Aktionären Gegenanträge gestellt oder Wahlvorschläge unterbreitet werden.

Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG

Die Aktionäre haben im Falle einer virtuellen Hauptversammlung das Recht, Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation zu stellen (Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C-19 AuswBekG). Der Vorstand kann zudem festlegen, dass Fragen bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung einzureichen sind. Hiervon hat der Vorstand der Fernheizwerk Neukölln AG mit Zustimmung des Aufsichtsrats Gebrauch gemacht, darüber hinaus aber auch die Möglichkeit für Fragen im Wege elektronischer Kommunikation während der virtuellen Hauptversammlung eröffnet. Fragen können auch von live zugeschalteten Aktionären gestellt werden. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet (Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 2 C-19 AuswBekG).

Weitergehende Erläuterungen zu den Aktionärsrechten und zum Datenschutz

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C-19 AuswBekG finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter

Wenn Sie sich für die Hauptversammlung anmelden oder eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, erheben wir personenbezogene Daten über Sie und/oder Ihren Bevollmächtigten. Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte auf der Hauptversammlung zu ermöglichen. Einzelheiten zum Umgang mit ihren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung und zu Ihren Rechten nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung finden sich ebenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft unter

(vgl. Ziffer 15).

Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des HV-Portals und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.

Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, benötigen Sie einen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer.

Die vorstehenden Hinweise gelten auch, wenn sie von der Möglichkeit einer Live-Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung Gebrauch machen wollen. Hier wird zusätzlich eine Kamera/Webcam benötigt.

Für den Zugang zum HV-Portal der Gesellschaft benötigen Sie Ihre Stimmrechtskarte, welche Sie nach ordnungsgemäßer Anmeldung unaufgefordert übersendet bekommen. Auf dieser Stimmrechtskarte finden sich Ihre individuellen Zugangsdaten, mit denen Sie sich im HV-Portal auf der Anmeldeseite anmelden können.

Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen - soweit möglich - die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben. Das HV-Portal ist für die Ausübung des Stimmrechts ab dem 05.05.2021 zugänglich.

Weitere Einzelheiten zum HV-Portal und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten die Aktionäre zusammen mit ihrer Stimmrechtskarte bzw. im Internet unter

Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Die Aktionäre können die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung im Internet über das HV-Portal verfolgen. Die Verfügbarkeit des HV-Portals sowie die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle Verfügbarkeit sowie die Bild- und Tonübertragung übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich die Versammlungsleiterin der Hauptversammlung vorbehalten, die Möglichkeit der virtuellen Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.

Entsprechendes gilt, wenn Aktionäre von der Möglichkeit einer Live-Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung Gebrauch machen.

Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft gemäß § 124a AktG

Folgende Informationen sind alsbald nach der Einberufung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

zugänglich:

Hinweise zum Datenschutz

Die Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft verarbeitet im Zusammenhang mit der Vorbereitung sowie der Durchführung der Hauptversammlung personenbezogene Daten der Aktionäre und/oder ihrer Bevollmächtigten. Die Verarbeitung erfolgt zu dem Zweck, die Anmeldung und die Teilnahme an der Hauptversammlung abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung, einschließlich der Erteilung und des Widerrufs von Vollmachten und Weisungen, zu ermöglichen. Die Verarbeitung ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich.

Die Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten als verantwortliche Stelle. Zum Zwecke der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt die Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft verschiedene Dienstleister. Die Verarbeitung erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Bestimmungen.

Ausführliche Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung und zu Ihren Rechten gemäß der DS-GVO hat die Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft auf der Internetseite der Gesellschaft übersichtlich an einer Stelle zusammengefasst. Die Informationen zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

m Bereich Investor Relations unter der Rubrik Hauptversammlung unter Informationen zum Datenschutz zur Einsicht und zum Download zur Verfügung.